Det finns många bra och kostnadsfria verktyg som företagare kan använda för mötesbokning, kommunikation online, dokumentdelning etcetera idag. Här ger Maria Hedberg som är projektkoordinator på Ulmestad Enterprise AB, och jobbar med sociala medier samt nätprofilering, sina bästa tips.
Hitta tiden för ert möte med hjälp av Doodle Att bestämma tid för ett möte kan leda till evighetskonversationer över epost. Om du och dina företagarkollegor har svårt att hitta lediga tider i kalendern kan t ex onlineverktyget Doodle vara en lösning. Verktyget är gratis och den som sätter upp ett möte behöver inte ens ha ett konto för att lägga upp ett antal tider som dina samarbetspartners enkelt kan välja att skriva upp sig på. Ett schema skapas och den tid som har mest kryss vinner - enkelt, genialt och tydligt! Ett varningens ord - hamna inte "doodlefällan" bara - se till att sätta en tidsgräns för osa, så att inte för många tider bokas preliminärt i din kalender.Få snabb respons från kunder och samarbetspartners via textchatt istället för att vänta på vändande e-post. Gratis chattverktyg som msn eller Skype är inte nytt på kommunikationsfronten men fortfarande snabbare än e-post och även i vissa fall än telefonsamtal, där kanske vädret först ska avhandlas. I din kontaktlista kan du se när en andra är online och kvickt stämma av det som behöver avhandlas - forumet är byggt för snabbhet.
Diskutera och skriv materialet tillsammans direkt online! Brukar du och samarbetspartens skriva eller skapa presentationer? Ring upp varandra via Skype eller Google talk och använd ett gratis officepaketet online, t ex Google docs att skriva i under ert möte. I Google docs har man möjlighet att arbeta flera användare samtidigt för att skriva text, lägga till bilder, arbeta med kalkylblad eller skapa presentationer. När man som grupp delar och arbetar i ett dokument kan man följa vem som skriver i realtid men kan även hålla reda på olika versioner. Dokumenten sparas automatiskt och kan enkelt nås via en e-postad länk - där den som öppnar dokumentet inte nödvändigtvis behöver ha ett Googlekonto.
Färdig med dokumentet? Tillgängliggör det för fler! Dropbox är en gratis tjänst för att spara och lagra material för dig själv och för samarbete samarbete med partner eller kunder etc men kan även användas för att distribuera färdiga dokument till de du vill ska se det online. Du sparar enkelt dina dokument i en mapp som är kopplad till din Dropbox online och skickar sedan en länk. Länken kan innehålla PDF, wordfiler, presentationer, bilder mm. Genom att använda tjänsten är ditt dokument ständigt aktuellt och du behöver inte oroa dig för att fel version har hamnat hos slutanvändaren.
