En lönespec är inga problem att göra i Excel, det finns inget krav på att man måste köra löner i löneprogram. Se bara till att du har alla specar för året sparade så att det går lätt att göra formler för att sammanställa till kontrolluppgifter och ev FORA.
När du gör lönerna så är inte de svåra att få in dem i bokföringen utan att veta hur olika poster ska behandlas i själva lönehanteringen. Numera blir det vanligar och vanligare att man som arbetsgivare även skriver ut arbetsgivaravgifterna på lönespecifikationen och då har du även det värdet klart att bara läsa av (förutom nedsättningen som du får räkna vid sidan av) från specarna. Något som du också ska se efter är hur företaget tidigare hanterat semesteröneskulden så att du fortsätter att göra likadant. Här skiljer det sig mycket mellan företag både på vilken period man räknar semesteråret (jan-dec eller april-maj), om man har rätt till betald semester under semesteråret eller redan under intjänande året och om det isåfall ska räknas som förskottssemester eller ej. Vissa företag redovisar löpande semestersaldot på lönespecifikationera medan andra bara håller koll på detta vid sidan om. Du måste då också kontrollera om förändringen av semesterskulden bokförs löpande eller bara isamband med bokslutet eller vid utbetalningen av semesterdagarna.
Förmånsvärden som är fasta ex bilförmåner behöver du bara räkna ut värdet på en gång och sedan kopiera det mellan de olika månaderna men andra ex bensin kommer att variera mellan månaderna så där måste du räkna ut hur stort beloppet ska vara varje månad. Andra saker som ex milersättning, traktameten, kostförmåner har fasta värden men däremot kan ju antalen variera mellan månaderna så där får du lägga in en formel som du kopierar mella månaderna där du sedan bara lägger in antalet och får fram beloppet som ska ligga med i lönen.
Försök ordna posterna i specen lite smart så att du ex börjar med alla som är löner, sedan förmåner och sist sådant som är skattefritt. Det är då lätt att lägga in formlerna som summerar det som skatten ska beräknas på, det som arbetsgivaravgifterna ska beräknas på och det som är helt "fritt". Kör du inte ett löneprogram så får du gå in på skatteverkets hemsida och läsa av i tabellerna där hur stor skatt du ska dra varje månad så därför underlättar det om du har ett fält dit du summerar de lönetyper som det ska dras skatt ifrån. Tänk sedan på att förmåner ligger med i underlaget för skatten men beloppet kan bara "dras" från summan av de poster som faktiskt är pengar som ska betalas ut.
www.foretagande.com
