Måste man leverera allting utskrivet på papperet?
Min revisionsbyrå säger att jag måste ha alla mina kundfakturor utskriven på pappret. Stämmer det?
Vi har ca 2500 kundfakturor för 2008.
Vi fakturerar våra kunder elektroniskt via e-post med pdf. Revisionsbyrån får en huvud backup av SPCS, samt alla kundfakturor i pdf (även en stor blädderbar pdf fil med alla våra kundfakturor i ordning) .
Klart att de får alla andra verifikationer (leverantör/bank/inbetalning mm) i pärm och original men just våra kundfakturor? Känns inte bra för miljön!
Mvh
Mark Kent

Vad som står i bokföringslagen SFS 1999:1078 är att bokföringsmaterialet ska sparas i den form det anlänt eller upprättats;

1 § Räkenskapsinformation skall bevaras i

1. vanlig läsbar form (dokument),

2. mikroskrift som kan läsas med förstoringshjälpmedel, eller

3. annan form som kan läsas, avlyssnas eller på annat sättuppfattas endast med tekniskt hjälpmedel (maskinläsbart medium)och som genom omedelbar utskrift kan tas fram i sådan form somavses i 1 eller 2.


Bokföringsnämnden skriver i sina kommentarer till rådet om löpande bokföring BFNAR 2001:2 så här, vilket ger stöd för att det räcker att spara digitalt material digitalt. Man ska dock kunna konvertera det till pappersformat;

För elektroniska inkommande fakturor tillämpas följande rutin:
-De elektroniska fakturorna anländer från leverantörerna via datakommunikation som fakturameddelanden i standardformat enligt ingångna avtal med dessa leverantörer. Fakturorna registreras med det datum den mottagna filen med fakturor erhållit i datakommunikationssystemet.
-Konvertering sker omedelbart från meddelandeformat till format som medger inläsning av transaktionerna till fakturahanteringssystemet. De elektroniska fakturorna kan därmed vid behov skrivas ut i vanlig läsbar form.
-I fakturahanteringssystemet konteras och attesteras de digitala fakturorna vid arbetsstationer.
-Fakturatransaktionerna överförs därefter till redovisningssystemet för att kunna presenteras i registreringsordning och i systematisk ordning.
-Samtidigt överförs fakturatransaktionerna till leverantörsreskontran för betalningsbevakning och utbetalning.
-All hantering, bokföring och arkivering av inkommande elektroniska fakturor sker digitalt men med möjlighet till omedelbar utskrift.

Hej!

Jag har stött och blött den frågan med olika revisorer i många olika sammanhang. Jag har till exempel jobbat med ett företag som hade 450000 fakturor i månaden. Sortera in dem i 450 pärmar i månaden om du vill.....

De lagrade allt i PDF-dokument och deras revisor godkände det. Det viktiga i detta är att det ska vara läsbart i tio år framåt. Så du måste kanske se till att du har datorer, programvara och lagringsmedia som fungerar om tio år.

Det finns inget tydligt svar, men det viktiga är också att fakturainformationen inte ska kunna gå att förvanska.

MVh

Henrik Öhrn