När man ska arrangera ett event är nyckeln till framgång planering, planering och åter planering. Oavsett, litet eller stort event så gäller det att ha ordentlig koll på allt från lokal och underhållning till tillstånd och utvärdering. StartaEget.se har tittat närmare på processen kring att skapa ett lyckat event.
När man ska välja lokal för sitt event bör man till att börja med ställa sig själv följande frågor:
• Vad ingår i lokalhyran?
• Hur är det med vaktpersonal, ljud, ljus? Det är sånt som kan bli dyrt om du ska betala själv.
• Om ni har cateringfirma – tar de i så fall med porslin till maten eller ska ni stå för det själva? Finns det i så fall att låna i lokalen? Om ni lånar porslin, måste det diskas innan ni lämnar tillbaka det och går det då att diska i lokalen?
• Ska ni ha liveband? Då tillkommer fler saker att tänka på. Har festlokalen en scen? Och hur är det med ljudanläggning?
• Ligger lokalen lättillgängligt eller bör gästerna erbjudas transport?
• Hyr du en lokal som normalt används för annan verksamhet – glöm inte bort säkerhetsaspekten. Hur många får vistas i lokalen? Finns det tillräckligt med branddörrar och nödutgångar?
Underhållning
Att underhållningen utgör en stor del av ett event är nog de allra flesta överens om. Men för att underhållningen ska komma till sin rätt är det viktigt att förutsättningarna är de bästa. Det spelar ingen roll hur duktiga sångare du har på scenen, om ljudet är så dåligt att det inte når ut till åhörarna
En välplanerad underhållning kan lyfta ett event till nya höjder, på samma sätt som det kan sänka stämningen rejält om det är nonchalant planerat. Ett skratt är alltid välkommet. Har du utländska gäster så är ett tips att tänka visuellt.
Fem underhållningstips:
• Tänk även på underhållningen när du väljer lokal. Krävs det en stor scen eller bara en golvyta?
• Vad är syftet med festen? Vet du om syftet är det lättare att välja artist.
• Lägg ner tid på att planera underhållningen. Då undviker du missar och oväntade problem.
• Glöm inte att det är helhetsintrycket som gör festen. Även dekorationer är viktiga.
• Använd en professionell teknikleverantör. Utan bra ljud eller ljus kan hela showen förstöras.
Tillstånd
Som evenemangsansvarig ska man se till att eventet inte orsakar risker. Man bör därför exempelvis utföra ljudnivåmätningar på publikplats för att säkra att ljudnivån inte är kan skada publikens hörsel. Man har också själv ansvar för att välja bästa tänkbara plats för sitt evenemang. En konsert bör exempelvis inte förläggas till ett tättbefolkat område där många riskerar att störas av hög musik.
Vid större evenemang är polistillstånd en nödvändighet. Man ska vara ute i god tid och ha koll på sina skyldigheter och rättigheter när man lämnar in sin ansökan. Såväl trafikkontoret som brandförsvaret och polisen ska godkänna evenemanget utifrån olika säkerhetsmässiga aspekter som kan vara bra att ha i åtanke redan på planeringsstadiet av ett stort event.
Utvärdering
ROSE, return of sponsorship and event, mäter den emotionella effekten som ditt event har på dina kunder. Genom att låta eventdeltagarna fylla i ett frågeformulär kan man dra intressanta slutsatser. Genom att använda ROSE kan man mäta olika aktiviteters effekt på den attityd en konsument har till ett varumärke. Modellen mäter inte bara eventdeltagarens emotionella respons. Den gör även en tydlig koppling till konkret effekt på varumärke och köpintention. ROSE har utvecklats av MEC MediaLab.
