Bra möten innebär nästan alltid bättre lönsamhet och utveckling. För att nå dit kan man ta hjälp av olika mötesmodeller. Så mycket som 25 procent av ett företags resurser går åt till möten. Trots det sker inte kontroll och uppföljning av dessa mötens kvalitet i samma utsträckning. Samma gäller engagemang och delaktighet från mötesdeltagarna.
Mötespartnern Svenska Möten hjälper företag att effektivisera och
förenkla hanteringen av möten. Dom har bland annat skapat olika
mötesmodeller som utvecklar och effektiviserar möten. Starta Eget har
tittat närmare på en av mötesmodellerna.
Mötesmodell Navigator
Vi har väl alla varit med om möten där e-post läses, flera möten pågår
samtidigt i rummet och där få är aktiva och många vill göra något annat.
Mötesledaren har därför ett stort och stimulerande ansvar att öka denna
närvaro. Mötets avsikt, agenda och arbetsformer skapar strukturen och
kvaliteten för mötet.
Avsikt
Formulera syftet med mötet i en inspirerande mening. För att kunna göra
det krävs förberedelser och kommunikation innan agendan görs upp och
sänds ut. En grundfråga är vilken karaktär mötet ska ha: information,
beslut eller utveckling?
Agenda
Undvik att enbart ställa upp rubriker. Skriv hela meningar som beskriver
innehållet i mötespunkten. Var inte för ambitiös med antalet punkter.
Lämna utrymme för kommunikation!
Arbetsformer
Hemligheten bakom ett bra möte är graden av närvaro hos deltagarna. De flesta möten sker enligt principen ”samma som förra gången”. Och detta ”samma” är ofta att sitta runt ett bord och informeras av mötesledaren. Diskussioner bryter ut då och då kring mindre frågor och många vill gå därifrån på grund av tidsbrist eller ointresse.
Det är inget konstig om man känner sig ovan som mötesbokare när företaget är inne på sina första år. Då är det en bra idé att ta hjälp av riktiga mötesexperter. Bokningsbolaget, Congrex och Svenska Möten hjälper alla till och ordnar så att ni får den perfekta mötesupplevelsen.
BOKNINGS BOLAGET
Bokningsbolaget förmedlar, skräddarsyr och administrerar möten, konferensresor, events och kongresser i Sverige och i övriga världen. Dom hjälper företag att bygga en plattform för deras kommunikation och hjälper dem med att få kontroll över sina möten.
Telefon: 08-506 285 00
E-post: [email protected]
Hemsida: www.bokningsbolaget.se
CONGREX
Congrex är specialiserat på att erbjuda experttjänster för event, konferenser, kongresser, association management, resor och hotellarrangemang. Genom Congrex kan man boka alla typer av konferensanläggningar, hotell, arenor, aktiviteter, underhållning, föreläsare samt restaurangarrangemang både i Sverige och utomlands.
Telefon: 020-75 80 80
E-post: [email protected]
Hemsida: www.konferens.se
SVENS KA MÖTEN
Svenska Möten hjälper företag att effektivisera och förenkla hanteringen av möten och konferenser. De erbjuder hjälp med olika mötesmodeller, lämpliga aktiviteter, den viktiga utvärderingen och mötesuppföljningen.
Telefon: 0771- 505 500
E-post: [email protected]
Hemsida: www.svenskamoten.se
Tips inför ett möte
INGREDIENSER I ETT EFFEKTIVT MÖTE :
• Mötesledaren är intresserad av de som deltar.
• Mötets avsikt är klar och inspirerande.
• Agendan leder mötet mot målbilden.
• De flesta deltar aktivt; lyssnar mer än pratar.
• Dynamiska dialoger sammanfattas konkret.
TECKEN PÅ ETT DÅLIGT GENOMFÖRT MÖTE :
• Mötesledaren pratar mest själv.
• Mötet har ingen tydlig riktning.
• Agendan är intetsägande.
• Några få dominerar luftrummet.
• Okontrollerade diskussioner och debatter som blir hängande.
ARBETSFORMER SOM ÖKAR SANNOLIKHETEN FÖR ATT MÖTET SKA BLI LYCKAT :
• Gå laget runt; lyssna kort på var och en i en viktig fråga.
• Talking Stick; bara den som har den får prata, alla andra ska lyssna.
• Dela ut uppdrag till smågrupper på mötet som rapporteras efter 10-20 minuter.
• En mötesledare som håller kursen på mötet genom att introducera nya punkter och sammanfatta slutsatserna – inte genom att själv prata mycket
