Möten är ett bra sätt att träffa kollegor och affärsbekanta, informera och fatta beslut. Men om mötena inte är strukturerade eller har tydliga mål är det lätt att mötena förvandlas till en tidstjuv som gör att du inte hinner med dina arbetsuppgifter.
Rickard Wildhuss är konsult och arbetar med att utbilda företag i effektiv mötesteknik. Han har, tillsammans med kollegan Britt-Marie Ahrnell, skrivit boken "Möten med mening". Hans slutsats efter att ha studerat möteskulturen i företag runtom i landet är att drygt hälften av alla möten skulle kunna rationaliseras bort.
- Powerpointpresentationer och långdragna utläggningar tillhör det förflutna, men fortfarande används de teknikerna på många företag. Även om många möten egentligen är rätt onödiga så är möten fortfarande det bästa sättet att påverka och informera människor, säger Rickard Wildhuss.
Han tipsar om att planera alla möten och agera målinriktat. Ett möte kostar ju trots allt en hel del pengar i form av förlorad arbetstid. Han tycker också att man ska våga prova lite annorlunda grepp, exempelvis genom att tona ner chefens roll och låta medarbetarna synas i stället. Det behöver exempelvis inte nödvändigtvis vara chefen som är mötesledare.
- Våga också tona ner personer som har en tendens att prata för länge. Mötet är till för alla och tveka inte att avbryta om en individ tar för mycket plats. Det tenderar dessutom att dra ut på tiden om man ger fritt spelrum åt alla, säger Rickard Wildhuss.
Annorlunda mötesmiljö stimulerar kreativiteten
Mötesrummets utseende och möblering påverkar vår sinnesstämning mer än vi kanske tror. När man hör ordet möte är det nog många som omedelbart associerar till stela styrelserum med tunga stolar, tjocka mattor och ett klassiskt långbord. Genom att byta mötesmiljö och möblera så att mötesdeltagarna kommer närmare varandra så kan man öka kreativiteten. Att bryta rutiner gör att vi automatiskt blir mer kreativa. Alla företag, stora som små, har en möteskultur. På det lilla tillväxtföretaget där tempot är högt hinner man kanske inte med så många möten. I större företag går möten ofta på rutin. Där är det ofta en vana att kalla till möte så snart man vill informera om något. Ett avstämningsmöte per vecka är en mötesform som fungerar på de flesta företag. En gemensam avrapportering varje måndagsmorgon eller på fredagsfikat är en rutin som man lätt vänjer sig vid och som inte behöver ta särskilt lång tid. Den typen av möten fyller dessutom en viktig social funktion i företaget.
Tips för effektiva möten:
Dagordning- Ha dagordningen klar minst ett par dagar innan mötet så alla deltagare kan förbereda sig på bästa sätt. Det undviker missförstånd om vad som ska tas upp på mötet. Genom att verkligen hålla sig till dagordningen så får man ofta ut precis det man vill av ett möte.
Gå på rätt möten- I takt med att antalet möten ständigt ökar blir resultatet ofta att man kallas till möten som man egentligen inte får ut särskilt mycket av. En bra tumregel är att minst två punkter på dagordningen direkt ska beröra dig, alternativt att du vet varför ni har möte och att du har en målsättning kring vad mötet ska resultera i. Om mötet bara känns halvintressant och inte ger särskilt mycket sparar du ofta både tid och energi på att säga nej i stället för att sitta av någon timme på ett möte som i slutändan inte ger något direkt resultat.
Håll er till tidsplanen- Se till att börja och sluta mötet på utsatt tid. Det kan låta självklart men ofta försenas mötet eftersom en eller flera deltagare är sena. Det är inte heller ovanligt att mötet drar över på tiden eftersom det utmynnar i diskussioner som inte alltid hör till saken. Om ni fastnar och behöver mer tid för att komma till en slutsats är det bättre att boka ett nytt möte än att låta det första mötet dra ut länge på tiden.
Utse en mötesledare- Det är lätt att falla in i samma roller vid alla möten. Några pratar mycket och styr upp det hela medan andra mest sitter tysta. Därför kan det vara bra att utse en mötesledare vars uppgift är att hålla koll på dagordning och tid. För att öka nyttan med mötet och göra er mer effektiva så kan mötesledaren summera mötet i halvtid eller precis innan det avslutas. Det har en viss mental effekt när man upprepar det man kommit fram till under mötet.
