Att fängsla publiken då du genomför en presentation med hjälp av PowerPoint kräver ett genomtänkt budskap, välanpassade bilder och ett stort mått av övning. Du kan enkelt lyfta din presentation till nya höjder som gör den engagerande och uppskattad genom att följa dessa råd.
Fakta
Tipsen är sammanställda av företaget Uhrvis, som utvecklar kommunikation genom rådgivning, outsourcad kommunikationsavdelning, seminarier, förebyggande kriskommunikation genom en kriskommunikationsförsäkring samt genom aktivt stöd i den mediala krisen.
Börja med ett blankt papper och tänk igenom vad du vill uppnå med din presentation. Börja bakifrån, från slutet, med att bygga upp presentationen och se hur du med en genomtänkt ”röd tråd” ska komma fram till dina slutsatser. Börja med enkla skisser på hur utformningen av respektive bild ska vara och gör därefter detaljerna på varje bild. Genom att du själv tar fram presentationen så blir det enklare för dig att vid genomförandet minnas hur du planerade upplägget och du kan genomföra presentationen med brinnande entusiasm.
2 Inledning
Skapa intresse och engagemang i inledningen, det är viktigt att fängsla åhörarna direkt, gärna genom att berätta vad de kommer att få veta under föredraget: ”Jag ska visa dig hur du kommer att kunna spara 25 % på dina mat- och resekostnader…”
3 Minimera
Minimera meningar och ord på varje bild, illustrera med engagerande foton eller figurer. Ett kardinalsfel är att fylla presentationen med mycket text och sedan läsa innantill. Använd kraftfulla bilder som skapar känslor och reaktioner och som illustrera det du vill berätta – då minns publiken vad du sagt.
4 Var tyst
När du lägger upp en ny bild, var tyst i några sekunder. Publiken måste ta in bilden eller budskapet innan du som talare får fullt fokus.
5 Använd stora bilder och diagram
Ta bort detaljerna. De flesta av dina åhörare sitter en bra bit ifrån duken som visar bilderna. Om du visar ett diagram se till att de är stora och tydliga utan detaljer. Tydliggör vad axlarna i ett diagram visar. Arbeta med färger som kontrasterar.
6 Variera
Kanske ska du frångå att enbart använda PowerPoint som presentationsform? Genom att rita på ett blädderblock eller på en whiteboard - då du vill illustrera något viktigt eller något som man bör minnas - blir presentationen mer levande och varierad.
7 Bilder/foton
Illustrera med stora foton, som kan ha personlig prägel. Använd gärna humor för att pränta in budskap eller kunskap. En väl passande bild tillsammans med ditt engagerande tal gör att publiken lättare kommer ihåg budskapet och efteråt associerar till den illustration eller bild som du visat.
8 Paus
Du vet innehållet i din presentation, vad slutsatserna är och vad de innebär. För åhörarna är allt nytt. Innan du berättar poängen med en historia eller klarlägger slutsatser - lägg in en paus på 2-8 sekunder för att låta åhörarna fånga in det du sagt och fundera själva. Det är fascinerande att se vilken effekt en val avvägd paus i en presentation ger.
9 Variera färgerna
Använd färg efter budskap och innehåll. I texterna symboliserar rött uppmärksamhet, varning eller något negativt. Grönt är positivt och symboliserar tillväxt. Brunt och
blått symboliserar vardaglighet och sticker inte ut. Att genomgående använda en vit bakgrund ger ofta ett trist och oengagerat intryck. Genom att använda svart eller färgad bakgrund till en del bilder skapas livfullhet och variation.
10 Under presentationen...
...ska du aldrig titta på duken eller skärmen som åhörarna tittar på. Ha hela tiden ögonkontakt med din publik. Naturligtvis kan du ställa upp en bärbar PC framför dig som visar den presentation som syns på den stora skärmen bakom dig. Fånga åhörarnas blick då du pratar. Välj ut några olika personer i publiken som du fokuserar på då du talar.
11 Återkoppling
Be några åhörare om synpunkter på din presentation. Eller ännu bättre är det att i förväg be en kollega att noggrant studera hur du genomför presentationen och be kollegan att ta fram minst tre förslag till förbättringar, både på innehållet och på genomförandet, efter att du genomfört din presentation.
12 Öva, öva och öva
Precis som framgångsrika idrottsmän så bygger framgången på träning. När du tycker att du behärskar presentationen väl så är det säker lämpligt att öva ytterligare några gånger så att du kan genomföra presentationen ledigt och enkelt – och naturligtvis utan talarmanus framför dig. Att spela in din egen presentation med videokamera och därefter själv nagelfara presentationen är en effektiv väg att utveckla din presentationsteknik.
- Genom återkommande övning och ett genomtänkt upplägg kommer du att kunna lyfta dina presentationer till nya oanade höjder, avslutar Hans Uhrus på Uhrvis.
